Razones para digitalizar la documentación de la empresa

Hoy en día todas las empresas tienen más necesidad de organizar toda la información que poseen. Pero no es solo la organización de esta información lo que prima sino que  en esta digitalización la cual podemos hacer desde nuestra propia fotocopiadora Toshiba debería de ser completa.

Pero ¿Por qué? Entre las múltiples razones que podríamos enumerar destacamos aquellas que bajo nuestro punto de vista deberían ser de revisión obligatoria para cualquier negocio.

  Administración del conocimiento
Siendo la primera razón a destacar es también la principal razón para utilizar una digitalización de la documentación empresarial. La capacidad de búsqueda y recuperación de documentos de una forma eficiente nos permite reducir los costes de búsqueda y tratamiento. Esta administración para ser realmente efectiva deberá estar apoyada por un potente software de gestión documental.

 Evitar problemas legales
Mantener la seguridad y accesibilidad a documentos críticos. En muchos casos la Ley obliga a la conservación de cierto tipo de documentos (por ejemplo, las facturas deben conservarse al menos 4 años en España) y en otros, la documentación puede hacer la diferencia a favor de la compañía en juicios o litigios contra terceros. Hay que recordar que a diferencia del papel, los registros electrónicos no sufren deterioros por el paso del tiempo, ni se ven afectados por otros factores naturales como el fuego o la humedad.

 Mejora de la Productividad
Un factor clave en la mejora de la productividad es la drástica reducción del tiempo en el que se llevan a cabo los procesos. Sistemas de captura potentes llegan incluso a eliminar tareas que tienen que realizar empleados durante los procesos. Pero aún, sólo con documentos en formato digital y un sistema de gestión documental tradicional, el acceso a la información de manera más veloz constituye un factor determinante en acortar los tiempos globales de procesos de negocio. Las empresas también pueden beneficiarse de la incorporación de herramientas informáticas de gestión de flujos de trabajo que evitan pérdidas de tiempo enviando la documentación a quienes realmente han de usarla.

 Mejora del servicio de atención al cliente
Los documentos digitales nos aportan la ventaja eliminar barreras a la hora de compartir información. Mecanismos digitales como envío de correos electrónicos o publicación de documentos en portales corporativos hacen que poner a disposición de los clientes los documentos que les interesan sea cada vez más sencillo y, por supuesto, mucho más rápido. El auge de oficinas virtuales ha hecho que este sea un factor determinante para muchas compañías a la hora de emprender un proyecto de digitalización.

 Reducción de los costes de oficina
Tener documentos en papel trae consigo una serie de gastos muchas veces menospreciados. Fotocopias, tóner, folios, mantenimiento de equipo de oficina (impresoras y fotocopiadoras) y, por supuesto, costes de almacenamiento.

NUESTRA RECOMENDACIÓN
Desde Digicopy ofrecemos una solución integral que ayudará a su empresa a realizar una gestión de  documentos más transparente. Con pasos específicos, nosotros le ayudaremos a optimizar procesos y reducir costes. Al mismo tiempo, ponemos especial énfasis en realizar una transición paulatina que no interfiera con sus procesos de negocio del día a día.
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