¿Gestión Documental? ¿Qué es?

¿POR QUÉ NECESITAMOS UN GESTOR DOCUMENTAL?

Cualquier negocio o empresa tiene cada vez más facturas, informes, emails, cartas, imágenes, etc. Archivar todos estos documentos se ha convertido en un problema.

Los Sistemas de gestión documental permiten automatizar procesos para la organización y búsqueda de documentos. Por ejemplo:

– Recuperar la información
– Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
– Eliminar los que ya no sirven
– Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos

Sus principales ventajas:

– Mejorar los procesos documentales
– Reducir costes
– Mejorar la seguridad documental
– Ayudar en la innovación
– Mejorar la productividad

¿QUÉ APORTAMOS NOSOTROS?

Digicopy dispone de un conjunto de herramientas capaces de integrarse con los equipos multifunción (MFP) que facilitarán el almacenamiento y búsqueda de todo tipo de documentación. Al mismo tiempo también permitir que la información pueda ser integrada y automatizada en los programas propios de facturación, contabilidad, logística de cada empresa.

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS?

Ahorro de costes, mejora de la productividad, mayor seguridad, mayor disponibilidad de la información y cumplimiento con las obligaciones de la protección de datos.

A lo largo del tiempo, en el mundo de la documentación física y virtual nos hemos encontrado con diferentes problemáticas tanto en archivos públicos como privados. La desorganización y falta de medios técnicos para la correcta gestión documental de sus fondos, junto al aumento de masa documental, las transferencias incontroladas de documentación, la falta de instrumentos apropiados de conservación entre otros, pueden desencadenar en muchos casos, a las pérdidas de documentación y falta de espacios físicos y virtuales.

Así pues y como se contempla en la Ley 3/2005, de 15 de junio, de Archivos, en su   artículo 16.1: Todos los titulares de archivos públicos valencianos tienen la obligación de conservar y custodiar debidamente organizada su documentación, ponerla a disposición de los ciudadanos de acuerdo con las normas vigentes y no extraerla de sus oficinas o archivos de gestión hasta que no haya finalizado su utilización administrativa.

En muchas ocasiones las instituciones carecen de una política de gestión de documentos electrónicos, así como de los instrumentos técnicos necesarios que permitan tal y como marcan la leyes estatales 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público en su Artículo 46, Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas en su artículo 17 y el Real Decreto 4/2010 en su artículo 21, donde reseñar que es una obligación de todas las administraciones públicas españolas definir “una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con  las  normas  y  procedimientos  específicos  que  se  hayan  de  utilizar  en  la formación y gestión de los documentos y expedientes”.  A su vez dentro del marco autonómico destacar el Decreto 50/2018, de 27 de abril, del Consell donde se especifica que los expedientes electrónicos deben ir junto a sus metadatos de manera que se pueda garantizar la autenticidad e integridad y demás valores requeridos en el tratamiento de dicha documentación pública.

Por  todo  ello  y la experiencia que hemos adquirido a lo largo de los años en Digicopy, vemos que un archivo desorganizado significa una pérdida de recursos necesarios para cualquier tipo de organización. Así pues, ofrecemos entre nuestros servicios una planificación inicial cuidadosa centrada en la propia identidad de la organización, una auditoría de la documentación y unas políticas de gestión documental  para preservar los derechos y facilitar los deberes de la organización y asumir el gran reto de convertir almacenes en auténticos Archivos.

LA CORRECTA ORGANIZACIÓN DE UN ARCHIVO SIGNIFICA: 

1- Ahorro de tiempo de búsqueda, con la consiguiente optimización de recursos tanto humanos como materiales

2- Mejora y racionalización de los espacios, físicos o virtuales, dedicados a archivo

3-Selección de la documentación con el propósito de que sólo lo necesario permanezca

4- Puesta a disposición inmediata de la información demandada

5- Destrucción de ficheros y documentos de forma rigurosamente controlada y no indiscriminada siguiendo los principios que marca la legislación.

TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO

Digicopy lleva a cabo todas las operaciones y tareas que conforman el proceso archivístico en cualquiera de sus fases de archivo (oficina, central, intermedio e histórico):

–    Identificación de series documentales y órganos productores.

–    Clasificación: Realización de cuadros de clasificación que organizan jerárquicamente el fondo de acuerdo con los principios archivísticos.

–    Análisis y valoración de series documentales siguiendo los principios que marcan la legislación y manuales archivísticos.

–    Ordenación de los documentos: Desde los niveles inferiores y posteriormente dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido, según

el criterio que resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos.

–    Descripción archivística basada en las distintas normas internacionales (ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF…) de cara a la elaboración de instrumentos como catálogos, inventarios, registros de autoridad, índices…

–    Instalación adecuada y servicios de custodia documental

–    Además ofrecemos los servicios de digitalización e implementación de metadatos