La gran mayoría de empresas siguen almacenando y gestionando un amplio volumen de información y documentos en papel, pero para hacerlo más sencillo, ordenado y seguro están optando por sistemas de escaneado que le permiten la conversión de éstos a formato digital. Es lo que se esta denominando como el cambio a la “oficina sin papeles” o a nuevos sistemas de gestión documental digital
Por esta razón la compañía ha optado por mejorar su sistema OCR de reconocimiento de escritura, e-BRIDGE Re-Rite, único en el mercado ya que es el propio multifuncional el que escanea y convierte el documento de manera automatizada, en lugar de la típica solución que se instala en el PC del usuario y se usa tras escanear el documento.
“En el contexto actual de desarrollo de la oficina sin papeles lo que está marcando diferencias es la capacidad de ofrecer conversión rápida, en los máximos tipos de archivo posibles y totalmente editables”, señala Miguel Sarwat, director de Marketing de Toshiba TEC Spain Imaging Systems.
Las novedades más importantes de la versión 6.2 de e-BRIDGE Re-Rite se sitúan en la variedad de formatos en los que puede convertir un documento en papel, en aumentar la seguridad de la información escaneada y la inteligencia a la hora de recabar solo la información necesaria de cada documento. e-BRIDGE Re-Rite 6.2 soporta 21 formatos de salida, 5 más que su versión anterior. Entre ellos, además de los más utilizados (Word, Excel o PDF), destacan ahora la capacidad de crear PDF más seguros, convertir los daros en documentos en “formulario electrónico”, ya sea Word o PDF y escanear en PDF/A, formato de archivo electrónico de datos para la conservación a largo plazo, que asegura que el documento se verá tras muchos años tal y como se escaneó independientemente del sistema que se utilice entonces para su consulta.
Los PDFs seguros permiten a las empresas aumentar la seguridad de su información. Con Toshiba el grado de seguridad es altamente configurable. e-BRIDGE Re-Rite permite ajustar el nivel de cifrado y distintos niveles de contraseña, lo que en la práctica ofrece la posibilidad de configurar restricciones o permisos para editar, copiar o imprimir el documento. Otra opción de seguridad es la autentificación SMTP, que evita el envío de e-mails desde el multifuncional sin que el usuario se identifique.
En cuanto a los “formularios electrónicos” se trata de plantillas que permiten a e-BRIDGE Re-Rite, escanear de acuerdo a un patrón y recopilar así sólo la información que se necesita para cada casilla del formulario. La aplicación práctica más clara de este sistema está en el escaneo inteligente de la información contable, de cuestionarios o instancias.
Digicopy A.G.D. - Asesores en Gestión Documental y Servicio oficial Toshiba.
