Cada vez exigimos más seguridad de acceso a nuestra información. Los “ciberdelincuentes“ siempre buscan formas para acceder a los datos privados y de hacerlo nos suponen una pérdida significativa de tiempo y dinero para nuestro negocio.
Para evitar ser “ciberatracado” hay que estar actualizando continuamente nuestro sistema de seguridad (antivirus, cortafuegos, bases de datos, contraseñas de administrador, …)
Pero no solo con esto es suficiente, deberíamos seguir unos consejos básicos para mantener nuestra seguridad al máximo.
1- Cambia las contraseñas periódicamente.
2- Configura el programa antivirus de forma correcta.
3- Activar las actualizaciones del sistema operativo
4- Activar Cortafuegos.
¿Y en el caso de nuestras impresiones?, también debemos de cuidar la privacidad. Muchos de los documentos que imprimimos o fotocopiamos durante la jornada laboral son de carácter privado y por lo tanto no queremos que la información que contiene sea compartida por más gente o incluso divulgada en grandes medios sociales.
Es por eso que necesitamos unas políticas y consejos de buenas prácticas para evitar estos problemas.
Hoy en día los nuevos equipos multifunción permiten establecer esas políticas de privacidad y que deberíamos tener todos los usuarios de los MFP en cuenta. No obstante estas normas de seguridad no solo velan por nosotros sino que también se adaptan a la Ley de protección de datos.
Consejos para preservar el carácter privado de las impresiones:
1- Habilitar la impresión privada: Activando esta opción podemos lanzar una impresión a nuestro equipo multifunción con carácter privado. Permitiendo que no se imprima hasta que el usuario active la impresión cuando el mismo este delante de la multifunción evitando así que sus documentos puedan ser vistos por otra persona.
2- Almacenamiento interno seguro: Si almacenamos documentación al disco duro interno de nuestro equipo multifunción procuremos activar una carpeta o buzón de acceso privado.
3- Almacenamiento externo seguro: Si almacenamos documentación a una carpeta de la red, fuera del MFP, recuerda establecer los permisos correspondientes para el acceso exclusivo del usuario.
4- Marcas de agua: Puedes establecer marcas de agua en el documento indicando la propiedad o la confidencialidad del mismo.
5- Marcas anti-copia: También podemos establecer una serie de marcas únicas con las que identificar que un documento es único y detectar una copia no autorizada.
6- Controlar el acceso a internet.: Los dispositivos actuales tienen una gran conectividad, por eso mismo hemos de controlar aquello que desde nuestro equipo puede enviar o recibir, en el caso que más nos corresponde el envío como por ejemplo la opción de un email. Una de las formas más aconsejable sería mediante permisos de usuarios/funciones sobre el MFP.
7- Impresión a Almacenamiento Electrónico: Una de las nuevas funciones incorporadas por ejemplo en las multifunción Toshiba es la posibilidad de lanzar una impresión al llamado “Buzón Interno de la MFP” . La ventaja que conseguimos es tener en nuestro buzón (privado) un documento para poder imprimirlo en cualquier momento desde la MFP sin necesidad de ir al ordenador para realizarlo.
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