Aumentar la productividad de la Oficina: ¿Mito o Realidad?

 

¿Cuántas veces pensamos en mejorar o incrementar la productividad? Constantemente verdad, pero siempre se piensa de abajo a arriba, por ejemplo, generalmente pensamos en incrementar las unidades de producción, bajar el coste de las materias primas, reducir el tiempo de fabricación, etc.

Este mismo planteamiento no es solo aplicable al entorno más básico del negocio (la fabricación o el servicio) también se puede extender a el corazón de la empresas, las personas y a su entorno de trabajo,

En nuestro caso particular, nos referimos al entorno de trabajo, concretamente a los equipos multifunción, impresoras y equipos informáticos. (sin menospreciar a las personas que los utilizan)

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La mayoría de estos equipos no se les saca todo el rendimiento y tan solo se quedan en apenas un 50% de su capacidad. Es triste ver empresas con grandes equipos multifunción que solamente son utilizados para copiar, ya sea por falta de conocimiento o por estar obsoleto ante los nuevos sistemas operativos.

Esta claro que gran parte de los usuarios utilizan el sistema “CIE” (Copiar, imprimir, escanear) , pero ¿Ya está todo? Eso es como el abecedario, son las letras ahora faltan las palabras.

Aprovechando al máximo las capacidades de los equipos y acompañados del software apropiado son capaces de mejorar la productividad en la oficina.

Generalmente es el desconocimiento de estos softwares complementarios es lo que hace que no se avance en el trabajo del día a día. Conocerlos es esencial para maximizar la productividad.

Los sistemas para la mejora de la productividad (en el entorno ofimático) se pueden dividir en cuatro grandes áreas:

– Soluciones de Gestión de Dispositivos
Abarcan las aplicaciones de control, seguridad, monitorización, personalización y consultoría sobre los dispositivos ofimáticos

– Soluciones de Gestión de Salida Documental
En este grupo encontramos todo el software relacionado con la contabilidad, la imposición sobre un trabajo y la impresión desde dispositivos móviles.

– Soluciones de Captura y Creación Documental
Se incluyen todas las soluciones de escaneado así como las soluciones de middleware.

– Soluciones de Gestión de Documentos
Habitualmente  más conocida como aplicaciones de gestión documental que al ser integradas en los equipos multifunción son capaces de mejorar de forma más que notable la documentalización de la empresa.

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Por lo tanto, aplicar correctamente estas soluciones al entorno de trabajo es la diferencia entre el mito o la realidad, entre estancarse o mejorar, entre ser uno más o ser mejor.

No obstante no es necesario tener todos estas soluciones, no a todo el mundo le servirá por igual, pero conocer las necesidades reales y futuras añadirán un plus o visto de otra forma, la inversión en I+D hará aumentar la productividad de la Oficina.

 

 

Publicado por: Javier Couñago (9 Posts)

Javier Couñago - Técnico de Sistemas de Impresión Digital, Gestión Documental, y un apasionado del Community Manager


One thought on “Aumentar la productividad de la Oficina: ¿Mito o Realidad?

  1. Nomasvirus

    Se puede mejorar la productividad de muchas maneras. Las que proponeis no están nada mal.

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