Aumenta la seguridad de los documentos escaneados
La seguridad de la documentación es uno de los principales problemas a los que se enfrenta cualquier empresa o negocio. No solo es tenerla a salvo mediante las correspondientes copias de seguridad, también hay que vigilar que la documentación más delicada no quede extraviada o que esta recorra unos cauces no establecidos para la misma, dejando al descubierto datos confidenciales para aquel usuario al que no está dirigida.
Una forma de rastrear la información y al mismo tiempo protegerla es la que puede realizarse con los nuevos equipos multifunción e-studio Toshiba con tecnología e-bridge X. Permiten al administrador del equipo seguir al documento, en otras palabras puede indagar para saber hasta donde ha ido, quien lo genero, cuando, que fue lo que hizo y si nos apuramos más tan solo nos queda dirigirnos a la persona que lo hizo y preguntarle ¿Por qué?
Esta función disponible para equipos multifunción Toshiba se la conoce por “Registro de imágenes”. Básicamente consiste en generar cada vez que se copia,escanea o entre un fax, un archivo con formato xml. Lo que significa que nos genera un conjunto de metadatos con la información relevante al documento.
Los datos puede ir desde el día y la hora de la creación, hasta indicar la carpeta donde fue almacenada, pasando por registrar al usuario que la genero (entre otros más datos). Con ello un administrador en caso de necesidad de controlar o localizar documentación confidencial puede en todo momento tenerla localizada y controlada, maximizando la seguridad de la información.
Otra de las ventajas es que el sistema permite almacenar una o todas las páginas del documento en cuestión. Su almacenamiento puede ser tanto interno, dentro de la multifunción Toshiba, como externo, sobre un servidor externo y con opción a carácter temporal.
Así pues los beneficios de esta nueva mejora de las serie estudio son más que evidentes, la seguridad y el control de la información no tiene porque perderse y mucho menos dejar de ser controlada. Si además nos ayudamos de algún gestor documental la seguridad de toda la información de la empresa dejará de ser un problema para pasar a ser una solución.
Como siempre os recordamos que si queréis saber más sobre el tema, os invitamos a poneros en contacto con nosotros. Recordar que nos podéis encontrar en nuestras oficinas de Alcoy y Calpe (Alicante), en las redes sociales o través de nuestra web y/o blog.
Javier Couñago - Técnico de Sistemas de Impresión Digital, Gestión Documental, y un apasionado del Community Manager
