Se define Gestión Documental como el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
La creciente generación de información en las empresas ha provocado la necesidad de almacenar, acceder y distribuir documentación de forma eficiente. Para ello es clave poder transformar la información en soporte de papel a formato electrónico.
Una vez que su empresa disponga de la información en formato electrónico podrá acceder a ella con mayor rapidez y comodidad, tanto el personal de la empresa, como sus clientes y proveedores.
La gestión documental le permite organizar la información de su empresa de manera sencilla y económica.
¿Cuáles son sus beneficios?
- No pierda tiempo buscando esa factura. Tenga su información perfectamente organizada y acceda a ella con un solo click.
- Cuanto antes transmitamos los datos a nuestros clientes, mayor será su satisfacción. Envíe cómodamente la información a través de la red.
- De una forma sencilla, sus empleados tienen acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio. Decida y controle quien puede acceder a la información.
- Deje de utilizar su almacén como un trastero en el que acumular papel. Con una buena política de backup, su información en CD o DVD de la manera más rápida y sencilla.
- Las nuevas normativas gubernamentales están orientadas al almacenamiento digital de facturas frente al almacenamiento en papel.
En definitiva:
- Reducción de costes
- Aumento de calidad y productividad
- Mayor valor de la información de la empresa
- Mejor atención a los clientes.
En próximos comentarios, les explicaremos soluciones para realizar en su empresa tareas de gestión documental.
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