La búsqueda manual es cosa del pasado. Una búsqueda y listo
¿Cómo que la búsqueda manual es cosa del pasado? Hasta no hace mucho para la gestión de documentos seguíamos los mismos pasos. Recepcionar, comprobar, codificar y por último archivar.
Bien hasta ahora parece todo igual, pero cuando tenemos que localizar un documento en particular como lo realizamos normalmente: Preguntamos a alguien donde esta archivado, abrimos el archivador, buscamos entre carpetas, y si tenemos suerte y está bien archivado lo localizamos, si no volvemos a preguntar en que carpeta estaba archivado.
Tiempo estimado de búsqueda en este último caso, 3 minutos con suerte si lo encontramos a la primera. Ahora multiplique este tiempo ,3 minutos, por los documentos que buscamos al día, y ahora multiplique por los días que buscamos. ¡Se sorprende del tiempo que necesita, verdad!
Al fin de al cabo, es solo tiempo, o no, el tiempo es un bien escaso y muy valorado, Con lo que invertir en reducciones de tiempo para cualquier trabajo es más que una práctica habitual en cualquier negocio. Como se dice normalmente “El tiempo es oro”
Entonces, porque no invertir en el tiempo de búsqueda a través de la implantación de un sistema de gestión documental. ¿Por qué? Con un ejemplo sencillo lo entenderemos mejor. Al igual que hemos comentado anteriormente, los pasos a seguir al recibir un documentos serían los siguientes, pero teniendo en cuenta nuestro gestor documental ya está implantado: Recepción automática (vía email), lectura, envío del documento a la base de datos del gestor documental el cual lo indexa y archiva.
Ahora con solo buscar una o varias palabras de todo nuestro documento lo recuperamos a través de nuestra gestión documental en apenas 3 Segundos, dicho de otra forma, una búsqueda y listo, ya podemos trabajar con el documento, imprimirlo, reenviarlo, aplicar un workflow, aplicarle una firma digital, agregarlo automáticamente a nuestro software contable, etc y todo en 3 segundos.
Da igual que el documento sea reciente como que lleve con nosotros 10 años, su búsqueda será igual de fácil. Haga la prueba, intente buscar en su propia oficina el contrato inicial con su proveedor de internet. 1s, 2s, 3s … ¿Ya lo tiene?
Javier Couñago - Técnico de Sistemas de Impresión Digital, Gestión Documental, y un apasionado del Community Manager
