¿DÓNDE GUARDAR LAS COPIAS DE SEGURIDAD? ¡Peligro de cierre de negocio!
Uno de los pilares básicos de cualquier empresa son las copias de seguridad. El riesgo de perder datos puede suponer una pérdida importante de dinero, no solo por los costes de recuperación, si es posible, sino porque también puede suponer en el caso más extremo el cierre del negocio.
En numerosas ocasiones no se tiene una rutina de almacenamiento tanto temporal como espacial, al igual que comprobación de la integridad de la copia.
Cuando nos referimos a las copias de seguridad, no solo nos referimos a los datos electrónicos, hay que contar también con los documentos físicos. Por lo tanto hemos de considerar la seguridad de cualquier tipo de información relevante para su conservación.
DOCUMENTOS FÍSICOS
Es inevitable pensar que cuando se habla de copias de seguridad se piense en documentos informatizados, pero hemos de contar que existen muchos documentos que por su naturaleza hemos de conservarlos físicamente.
Documentos como podrían ser las escrituras, documentos identificativos, autorizaciones , contratos, tarjetas identificativas, etc.
Está claro que todos son factibles para poder ser informatizados y almacenados con un software de gestión documental, pero la necesidad de conservar el original es indispensable.
El almacenamiento físico habrá que hacerse de forma segura y poder minimizar al máximo riesgos como robos, incendios, inundaciones, pérdida, etc. Con algunas medidas lógicas podremos evitar la mayoría de estos problemas.
Colocar extintores cerca de los archivadores.
Almacenar la documentación más vital en cajas fuertes o en depositarios externos.
No colocar fuentes de calor cerca de las zonas de archivo.
A ser posible no almacenar en sitios como sótanos o zonas propensas a sufrir una inundación en caso de lluvias torrenciales o fugas de agua.
Revisar la instalación eléctrica cercana y no sobrecargarla para no sufrir cortocircuitos que provoquen un posible incendio.
Tomar medidas de seguridad para evitar robos externos o internos (de nuestro propio personal)
Establecer la forma en que el papeleo habitual de este tipo de documentación debería de pasar entre sus empleados.
Pero no siempre es posible poder aplicar estas normas en nuestras empresas o negocios, por lo que nos quedaría la copia de seguridad electrónica de la documentación.
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
La primera opción que muchos pensamos cuando queremos hacer una copia de un documento es una fotocopia o fotocopias, bien pensado, pero el segundo paso es ¿Dónde las almacenos?
Volveríamos a nuestra primera opción, el almacenamiento físico, y el coste de su almacenamiento. Costes como, papel, personal, y tiempo, sobre todo tiempo, ya que el mayor coste de almacenamiento consiste en la búsqueda y recuperación de la información.
Por ejemplo ,si necesito localizar la copia original de un contrato con un cliente firmado hace 3 años, que para más colmo, se ha traspapelado de donde debería estar y la persona encargada o que realizo dicho contrato no recuerda donde la almaceno. Con lo que tenemos una pérdida importante de tiempo en búsqueda y localización o incluso por no tener a tiempo dicha información perder a nuestro cliente y como este caso puede haber muchos más.
Lo ideal, solucionar ambos problemas a la vez, tener localizado la documentación de forma fácil y la copia de seguridad que sea automatizada y segura.
¿Cómo? Un programa de gestión documental sería la solución. Tendremos nuestros datos localizados al instante y las copias, en discos duros físicos ya sea en nuestro servidor o externa y a la vez aprovechar las nuevas tecnologías como la nube (“cloud”), minimizando al máximo el riesgo de pérdida y recuperación.
Por lo tanto donde tenemos que hacer las copias de seguridad y cómo:
Utilizar un software de gestión documental
Programar una copia de nuestra base de datos: una diaria, una semanal y una mensual, en ocasiones podemos programar copias por horas, dependerá de la necesidad de nuestra empresa.
Diversificar el almacenamiento de la copia en diferentes soportes
– Disco duro interno en exclusividad (no solo una carpeta en nuestro sistema)
– Disco duro externo
– Disco duro virtual o Cloud.
– Discos de Dvds/Cds
No hay que olvidar los sistemas de impresión, los equipos multifunción disponen de sus propios discos duros donde existe la posibilidad de documentación almacenada como documentos escaneados o documentos en espera de ser impresos y todos ellos susceptibles de perderlos siempre que no se extraigan de la impresora, fotocopiadora o multifunción de forma correcta.
RESUMIENDO
Establecer una estrategia de almacenamiento, búsqueda y recuperación de cualquier información de nuestra empresa, supone un coste, pero si se realiza correctamente, el coste será amortizado rápidamente, la recuperación o la búsqueda de la información será eficiente al mismo tiempo que la política de copias de seguridad se unificarán y simplificarán.
Evitaremos pérdidas de tiempo inútiles en localizar documentos, en restaurarlos en caso de accidente y conseguiremos un control eficiente de toda nuestra base de datos.
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