Si esta pensando en comprar una copiadora o un gestor documental para su negocio es conveniente hacerse estas preguntas para tener la información necesaria y tomar una buena decisión de compra de acuerdo a sus necesidades.
1º – ¿Qué me gustaría realizar con mi gestor documental?
Es lo primero que debemos preguntarnos. Es decir, la necesidad real. Hoy en día gracias a la conectividad y a las nuevas tecnologías, podemos realizar muchas funciones con nuestros equipos multifunción, por ejemplo, (fax, escáner, conexión inalámbrica, impresión y copiado en gran formato,…) Estas funciones a veces vienen de serie con nuestro gestor documental y otras son opcionales, hemos de valorar entonces que es lo que necesitaremos realmente.
2º – ¿Cuál es mi volumen?
La mejor forma de ahorrar es saber de antes cual será nuestro volumen aproximado tanto de impresiones, fotocopias como de escaneados. Ya que este dato nos permitirá ajustar al máximo el tipo de equipo y mantenimiento a contratar, no es lo mismo imprimir 1.000 fotocopias a color que 10.000 a color. Los precios de mantenimiento e impresión son diferentes para cada caso concreto y para cada tipo de documento.
3º – ¿Conectividad?
Las nuevas tecnologías avanzan muy rápido y se instalan en nuestros equipos aun más rápido. Tenemos opciones de impresión o escáner remoto desde cualquier parte del mundo, control inalámbrico, programas de gestión documental adaptados a nuestras necesidades y a nuestros gestores documentales. Por todo ello hemos de valorar la necesidad o no de adquirir complementos de conectividad que nos pueden suponer una gran ayuda en nuestro negocio, simplificando el trabajo y ahorrando tiempo y costes.
4º – ¿Accesorios y complementos?
Otra de estas preguntas claves son los accesorios. Los equipos multifunción se les puede acoplar finalizadores ( separador, grapador, plegador ) , control de acceso con tarjeta de identificación, alimentador manual automático, dúplex, software de apoyo, etc.
5º – ¿Gestión documental?
Cada vez le damos más importancia al tiempo, y a la búsqueda de documentos, un buena inversión puede ser la elección de un software de gestión documental, a parte de clasificarnos y organizar nuestros documentos , nos permitirá encontrarlos fácilmente a la vez que realizar un flujo de trabajo (workflow).
6º – ¿Costes de Mantenimiento?
La piedra filosofal de muchos equipos, ¿Conviene el mantenimiento? Esta pregunta nos hará dudar a la hora de elegir nuestro equipo, pero sin ir más lejos, recomiendo incluir contrato de mantenimiento. Puede parecer en ocasiones caro, pero nada más lejos de la realidad, un equipo de gestor documental requiere mucho mantenimiento ya que este va a sufrir un desgaste considerable de sus piezas,y por tanto de la calidad, al mismo tiempo que vamos a necesitar reposición de toner. Rara es la vez que no necesitemos el mantenimiento, ya que de no tenerlo, una reparación nos puede suponer un desembolso mayor que el de haberlo contratado.
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Es un tema super interesante, una discusión tan eterna como la misma creación y por el que se han matado mas de 2.Dice un amigo que pudieramos decir Darwin te bendiga asi como decimos Dios te bendiga Me encantá el blog!!!!!