La gestion del archivo electrónico Vs la gestion del archivo clásico

Antes de saber como elegir un gestor documental adecuado a nuestro negocio, primero deberiamos saber porque tenemos que adquirir un gestor documental.

1 -AHORRO DE TIEMPO

La utilización de un Sistema de Gestión Documental  conlleva un ahorro importante de tiempo:

• En tareas de gestión documental:
  El ratio de tiempo de trabajo dedicado a tareas de gestión documental por parte de profesionales que basan su trabajo en el conocimiento, supone entre un 30 y un 40% del tiempo total cuando con un sistema de gestión documental, éste, se reduciría a 10,71%.
• En la búsqueda de documentos:
  Buscar un documento por el método tradicional le lleva a un empleado cuatro minutos, con un coste estimado de 0,68 euros, a través de un sistema de gestión documental el tiempo se reduce a 30 segundos, lo que supone un coste estimado de 0,08 euros.
  Los profesionales pierden de media hasta 500 horas laborales al año buscando.
  El almacenamiento/búsqueda de un documento en papel cuesta 20 euros.
• En la disminución del riesgo de extravío ya que el almacenamiento seguro evita tener que generar de nuevo el documento, volver a realizar un trabajo o adquirir un nuevo conocimiento.

En el siguiente cuadro se muestra una comparativa del tiempo utilizado en la gestión de documentación utilizando un SGDE y el tiempo utilizado en la gestión de documentos en papel:

Es importante comentar que en este ejemplo se está suponiendo que nunca hay problemas en encontrar un documento

2- AHORRO DE COSTES

A la hora de hablar de ahorro de costes en gestión documental es importante destacar que los costes de documentación anuales de una compañía representan un 5 y un 15% de sus ingresos totales. El ahorro en costes se podría resumir en los siguientes puntos:

• La gestión documental implica una reducción de costes:
  • Los costes suelen reducirse alrededor de un 40%.
• Relacionados con la copia, archivo y transferencia de documentos entre personas:
  • Un documento se copia 19 veces de media.
• En la reducción del uso del papel:
  • El 96% de documentos críticos circula en papel.
  • El 90% de la comunicación con los clientes se realiza en soporte papel.
  • Cada año una empresa de 1.000 personas imprime 9 millones de páginas, realiza 4 millones de fotocopias, envía y recibe 1 millón de faxes y pasa 81.700 horas haciendo circular documentos de una oficina a otra.
• Reducción de impresiones (además el 19% de los documentos impresos se malgastan).
• Ahorro en tóner.
• Ahorro en material de archivo. Si hacemos una estimación de costes de material de archivo tenemos los siguientes:

• Reducción de envíos de documentación a proveedores y clientes.
• Generación de nuevos documentos por su pérdida o deterioro.
• Ahorro en envíos por correo postal que se estiman en 0,42 € por documento de media.

3- CONCLUSIÓN

Como resumen de todo lo anterior, cuando se implanta un sistema de gestión de documentos electrónicos obtenemos:

• Incremento en productividad: 71,9 %
• Ahorro de tiempo perdido en tareas relacionadas con la manipulación de la información: 27,39 %, tiempo que se puede dedicar a trabajos de mayor valor añadido para la organización.
• Ahorro en costes de tiempo de manipulación: 22 € por cada 10 documentos diarios.
• Ahorro en costes directos de material: 6,53 € por documento o lo que es lo mismo
• Ahorro de 120 € por cada documento mal clasificado
• Ahorro incalculable cuando un documento no aparece.

La conclusión es que la productividad mejora en 71,9 % sólo por el hecho de archivar y gestionar la información con un sistema informático y se ahorran directamente 10,53 € por documento que ya no se archiva físicamente sino en el sistema de gestión documental.

Más información en : www.toshibacenter.es

Publicado por: Digicopy (166 Posts)

Digicopy A.G.D. - Asesores en Gestión Documental y Servicio oficial Toshiba.